2月にはオートクラフトのファックス複合機の買い替えをしたが、今月はレイブリックの機械も5年間のリースの満了が訪れた。現在の機械に不都合は感じていないので再リースも考えた。しかし、このあたりのIT機器は着実に進化しており、新機種には5年前には存在しなかった便利な機能が追加されている。それに伴う周辺機器と合わせることで毎月のランニングコストはむしろ買い換えたほうが安くなることが分かった。それなら迷うことはない。さっそくメーカーにシステムの提案をしてもらった。
加藤ブログ_クラウド今回の目玉は、「クラウド」。受け取ったファックスや複合機で読み取ったスキャンデータを簡単にクラウドに預けることができる。社内外問わず、任意のパソコンでクラウドにアクセスして必要な情報を取り出す。これまでは、私が東京のオートクラフトの事務所に居るときには、レイブリックのサーバーにアクセスして同様の作業をしていた。しかし、クラウドを使うことでオートクラフトだけに限らず、パソコンさえあればどこからでもアクセスできるというメリットがある。スマートホンからでもOK。
大企業ではクラウドサービスは当たり前のように活用していると思う。重要なデータをノートパソコンやタブレットに入れたまま持ち歩くのではなく、クラウドに見に行くという方法でデータの流出を防ぐことができる。データをクラウドに預けることで、持ち歩く端末機のハードディスク容量も少なくてすむ。私も、個人的にはDROPBOXやGoogleDRIVEなどを使っているが、会社で共有ファイルなどを管理したりする安全で便利な方法は思いつかなかった。新機能を持った複合機の導入をきっかけにクラウド化をいっきに進められる。早く慣れて使いこなさねば!効率アップは間違いない。